Bank BNP Paribas zobowiązał się do przestrzegania standardów branży komunikacji marketingowej w ramach prowadzonych przetargów. Biała Księga, opracowana w Dialogu Branżowym zainicjowanym na rynku przez Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR oraz Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML, obejmuje najlepsze praktyki opracowane wspólnie przez agencje i reklamodawców. Rekomendacje powstały z myślą o codziennych zadaniach marketingu, zakupów oraz agencji, mając na uwadze efektywność współpracy, ale i partnerstwo biznesowe. Bank BNP Paribas, jako pierwszy bank w Polsce, określił i wprowadził w swojej organizacji także zasady wypłacania wynagrodzenia dla agencji w ramach największych, organizowanych przez siebie przetargów.
– Odpowiedzialne prowadzenie biznesu rozumiemy jako respektowanie wszystkich obszarów ESG – w tym wpływu społecznego firmy, który przejawia się między innymi w dobrych relacjach z naszymi partnerami biznesowymi. Współpraca oparta na jasnych zasadach i otwartej komunikacji gwarantuje większą efektywność i jakość wspólnych działań – podkreśla Darek Maciołek, Dyrektor Zarządzający Pionu Komunikacji, Marketingu i Zaangażowania Społecznego w Banku BNP Paribas.
„Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej. Najlepsze praktyki i narzędzia przetargowe” (dostępna tutaj) szczegółowo opisuje dobre praktyki i narzędzia związane z realizacją przetargów, zawiera rekomendacje, kiedy stosować zapytanie ofertowe, kiedy zapytanie o propozycję, a kiedy najbardziej ekonomiczny „przetarg chemiczny”. Zgodnie z najlepszymi standardami zapytanie o informację (RFI) nie powinno generować kosztów po stronie dostawców. Wystarczające dla konkurencyjności a efektywne pod kątem zarządzania zasobami własnymi i dostawców jest też zapraszanie nie więcej niż 5 firm do I etapu przetargu a 3 do II etapu. Autorzy zwracają uwagę na wyczerpujący brief, indywidualny debriefing, jawny budżet kampanii oraz mapę procesów marketingowych, by otrzymane w przetargu oferty gwarantowały wysoką jakość. Dla poziomu pozyskiwanych ofert ważny jest także adekwatny, wystarczający czas na opracowanie rozwiązań i weryfikację czy negocjację kosztów składanej propozycji. Praktyka rynkowa wskazuje, że oferent potrzebuje na to min. 3-4 pełnych tygodni (od momentu debriefingu). Rekomendacje Białej Księgi podkreślają, że istotne są także wzajemna ochrona poufności, efektywność i oszczędność procesu oraz odpowiedzialność za zaciągane zobowiązania, które generują koszty przetargu po stronie i klienta, i agencji. Według standardów branżowych warunki dla dobrej, długofalowej współpracy wymagają negocjacji na zasadach partnerskich, bez stosowania abuzywnych zasad czy warunków.
Wysokie standardy współpracy to oszczędność zasobów i środków. Jak wskazują organizacje branżowe, nieoptymalny model briefowania i współpracy może odpowiadać nawet za 30% strat budżetu marketingowego[1]. Analizy rynkowe pokazują również, że średnio 20% przetargów kończy się bez rozstrzygnięcia – to jeden z przykładów marnowania zasobów przez nieprofesjonalne praktyki. Istotną kwestią jest także rejection fee, które może stanowić rekompensatę lub ochronę przed praktykami generowania dużych kosztów po stronie dostawców, przez zlecanie obszernych zadań strategicznych, kreatywnych czy badań w przetargu. W odpowiedzi na to Bank BNP Paribas, jako pierwszy bank w Polsce wdraża również zasady wynagradzania uczestników finalnego etapu w największych przetargach marketingowych. Rejection fee organizacja przewiduje w zapytaniach o wartości powyżej 500 tys. złotych brutto, gdzie w ramach oferty opracowane będą materiały marketingowe, a zaangażowanie agencji w przygotowanie przekroczy 10 dni roboczych.
