Według badania przeprowadzonego dla KIR i ZBP[1], 30% ankietowanych używa kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co według Raportu NetBank[2] daje blisko 7 mln osób. Potencjał tej formy uwierzytelniania dokumentów dostrzegają przedstawiciele zawodów prawniczych. Według najnowszego badania KIR3, 3 na 4 prawników wskazuje kwalifikowany e-podpis jako jedno z podstawowych narzędzi cyfryzacji usług publicznych i biznesu.
Zawody prawnicze to profesje, w których zaufanie i bezpieczeństwo odgrywają kluczową rolę. Nic więc dziwnego, że prawnicy coraz chętniej sięgają po nowoczesne technologie, które usprawniają ich codzienne obowiązki. Jak pokazują badania KIR, niemal 98% prawników korzysta z e-podpisu, a około 65% używa go co najmniej kilka razy w tygodniu. Co więcej, ponad 87% z nich uważa, że kwalifikowany e-podpis poprawia bezpieczeństwo cyfrowych dokumentów. Spośród licznych zalet tego rozwiązania najczęściej wymieniano: oszczędność czasu (79%), wygodę (63%) i obniżenie kosztów operacyjnych (42%). Respondenci wskazali także aspekt ekologiczny oraz elastyczność, czyli możliwość zdalnej obsługi klienta (po ok. 35%).
Prawnicy, a więc adwokaci, notariusze oraz radcy prawni, najczęściej wykorzystują kwalifikowany
e-podpis do podpisywania dokumentów i zawierania umów (52%) oraz w komunikacji z instytucjami publicznymi (50%). Wśród przeszkód do wdrożenia tego rozwiązania respondenci wskazali m.in. brak akceptacji e-podpisu i zgody na elektroniczny obieg dokumentów po stronie klienta (31%) lub urzędu (17%) oraz brak wiedzy o jego korzyściach i obszarach zastosowań (31%). Jednocześnie, w opinii 76% prawników w momencie pełnej cyfryzacji rejestrów sądowych, e-podpis będzie podstawowym narzędziem w ich codziennej pracy.
Wiele wyzwań, jedno rozwiązanie
Kancelarie prawne oraz sądownictwo codziennie mierzą się z ogromną liczbą dokumentów, które wymagają szybkiego i bezpiecznego przetwarzania. Ich obieg, zawieranie umów, komunikacja
z instytucjami publicznymi – to tylko niektóre z procesów, w których czas i zaufanie mają kluczowe znaczenie.
– W czasach powszechnej cyfryzacji różnych zawodów, kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem, które odpowiada na dynamicznie zmieniające się potrzeby rynku. Branża prawnicza nie stanowi tu wyjątku. Dzięki niemu prawnicy mogą oszczędzać czas, zachowując przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa – podkreśla Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Przeprowadzone badanie miało także na celu identyfikację cech podpisu elektronicznego, które są najważniejsze dla użytkowników. Wyniki wskazują, że najbardziej cenionymi jego walorami są: możliwość uzyskania usługi całkowicie zdalnie (66%), szybkie i sprawne składanie podpisu (58%), możliwość masowego sygnowania dokumentów – nawet 20 jednocześnie (33%) oraz łatwość obsługi (57%).
E-podpis bardziej eko
Idea elektronicznego obiegu dokumentów, w tym wykorzystywania do tego kwalifikowanego e-podpisu jest zgodna z założeniami ESG. Pozwala zredukować zużycie papieru i materiałów biurowych, a także ograniczyć przestrzeń konieczną do archiwizacji dokumentów. Dla organizacji z rozproszoną strukturą lub działających w trybie pracy zdalnej lub hybrydowej – dodatkową zaletą jest zdalna obsługa plików oraz możliwość weryfikacji ich autentyczności.
– Przejście na cyfrowe rozwiązania, takie jak kwalifikowany e-podpis, to także wyraz społecznej odpowiedzialność biznesu. Cyfrowe dokumenty eliminują potrzebę drukowania, przesyłania czy przechowywania ich w wersji papierowej. Zastosowanie podpisu elektronicznego ma niebagatelny wpływ na kwestie środowiskowe: ograniczenie śladu węglowego i emisji CO2, mniejsze zużycie zasobów oraz energii elektrycznej – zauważa Elżbieta Włodarczyk.
Wdrażając e-podpis, branża prawnicza robi krok w stronę cyfrowej transformacji. Automatyzacja, oszczędność czasu i kosztów to kolejne korzyści, które wspierają rozwój technologiczny kancelarii
i budują zrównoważoną przyszłość.
[1] Badanie ośrodka Minds & Roses, kwiecień 2024, N=1000
[2] NetB@nk
3 Badanie przeprowadzone na zlecenie KIR w grudniu 2024. Panel Openfield, CAWI, N=300, prawnicy
