Wzrost płacy minimalnej od stycznia 2025 roku oznacza, że przed działami HR w polskich firmach staje kolejne wyzwanie – konieczność podpisania w krótkim czasie setek, a czasem nawet tysięcy aneksów do umów pracowniczych. Najnowsze badania przeprowadzone przez KIR* pokazują, że e-podpis może znacząco usprawnić pracę kadrowców. Aż 60% specjalistów HR, którzy już go stosują, deklaruje, że podpis elektroniczny pozwala im oszczędzać czas, a 59% docenia wygodę, jaką e-podpis zapewnia pracownikom i firmie.
Wobec rosnącej liczby dokumentów do przetworzenia, wielu HR-owców zadaje sobie pytanie: jak uniknąć biurowego chaosu? Nowe przepisy to kolejne zadanie dla HR-owca, ale codzienność działów HR już teraz pełna jest dokumentacji – umów, aneksów, regulaminów. Badania KIR pokazują, że świadomość wyzwań związanych ze wzrostem płacy minimalnej nie jest wśród HR-owców powszechna – 43% ankietowanych ma pełną wiedzę o nadchodzących zmianach, jednak aż 38% nie zna szczegółów, a 19% respondentów deklaruje całkowity brak wiedzy na temat ich wpływu na działalność firmy. Wyniki te ujawniają przestrzeń do usprawnienia procesów wewnętrznych i wyeliminowania potencjalnego chaosu w dokumentacji. Niedostateczna wiedza o nadchodzących nowych wymaganiach i konsekwencjach wprowadzanych zmian, może skutkować kumulacją obciążeń i opóźnieniami w pracy kadrowców. Tymczasem obsługę dokumentacji można usprawnić, wdrażając kwalifikowany podpis elektroniczny.
Nowe wyzwania, sprawdzone rozwiązania
Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir od KIR może pomóc firmom szybko dostosować się do nowych regulacji, bo umożliwia zarządzanie dokumentacją bez potrzeby fizycznej obecności stron.
E-podpis eliminuje stosy papierowych wydruków i pozwala na natychmiastowe podpisywanie dokumentów, co zauważalnie zwiększa efektywność zespołów HR i jest zgodne z wymogami prawnymi. Jak pokazują badania KIR, firmy które wdrożyły e-podpis, wskazują na szereg zalet tego rozwiązania: oszczędność kosztów (33%), automatyzację procesów (30%) oraz zwiększenie wygody dla pracowników (59%).
Choć podpis elektroniczny przynosi konkretne korzyści i stosuje go już 40% pracowników działów HR, a kolejne 10% planuje jego wdrożenie, to jednak 39% HR-owców nadal korzysta z tradycyjnych metod podpisywania dokumentów. Przyczyną takiej sytuacji może być brak świadomości istniejących regulacji prawnych, dotyczących cyfryzacji procesów HR, czy też obawy o bezpieczeństwo danych.
– Kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny tzw. podpisowi mokremu – oznacza to, że ma identyczną moc prawną i jest bezpiecznym, certyfikowanym narzędziem weryfikacji tożsamości. Zapewnia pełną ochronę danych, integralność dokumentów i gwarantuje, że podpisane dokumenty nie zostaną zmodyfikowane po ich podpisaniu. E-podpis to nie tylko wygoda i oszczędność, ale również wysoki poziom bezpieczeństwa. Nasze rozwiązanie spełnia wszystkie wymogi prawne, co pozwala firmom na zdalne i bezpieczne zarządzanie dokumentami kadrowymi – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
E-podpis to także ułatwienie dla podpisujących dokumenty pracowników, szczególnie tych pracujących zdalnie, w rozproszonych zespołach czy często podróżujących służbowo. Doceniają go również ci, którzy mogą dopełnić formalności nie wstając od biurka. mSzafir jest wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem, umożliwiającym szybszy obieg dokumentów, co w efekcie zwiększa efektywność całego zespołu, niezależnie od stanowiska. E-podpis staje się nie tylko narzędziem usprawniającym procesy kadrowe, ale także codzienną praktyką, która dopasowana jest do potrzeb wszystkich pracowników, w różnych obszarach ich aktywności zawodowej i prywatnej.
E-podpis pomaga szanować pracownika i oszczędzać papier
Nadchodzące zmiany prawne to nie tylko wyzwanie, ale również szansa na cyfryzację procesów HR. Badania KIR pokazują, że ponad połowa (54%) specjalistów chciałoby mieć możliwość integracji e-podpisu z wewnętrznymi systemami, aby dokumenty mogły być podpisywane z dowolnego miejsca. Dzięki e-podpisowi procesy HR-owe stają się bardziej przejrzyste i efektywne, co pozwala zespołom skupić się na działaniach, które przynoszą realną wartość firmie i pracownikom.
– Wyobraźmy sobie rzeczywistość, w której podpisywanie umów i aneksów odbywa się szybko i sprawnie, bez potrzeby drukowania setek stron dokumentów czy organizowania spotkań, by uzyskać podpis. Dzięki e-podpisowi firmy już dziś mogą tak funkcjonować – mówi Elżbieta Włodarczyk.
Zmiany prawne stawiają przed firmami wyzwania formalne, którym łatwiej sprostać dzięki nowoczesnym i bezpiecznym rozwiązaniom. mSzafir jest nie tylko odpowiedzią na bieżące wyzwania, lecz również inwestycją w cyfryzację HR. Warto postawić na sprawdzoną technologię, która umożliwia firmom sprawniejsze i zgodne z prawem zarządzanie dokumentami kadrowymi, a także elastyczne podejście do potrzeb pracowników.
* Badania przeprowadzone na zlecenie KIR w listopadzie 2024. Panel Openfield, CAWI, wiek: 18-55+, N=300, kadra HR.
